کمبود کارکنان پیش بینی شده ارزش توجه مدیریت را دارد. اما یک پیش‌بینی به تنهایی به رهبران نمی‌گوید تفاوت از کجا می‌آید. وقتی چیزهای بیشتری برای توضیح وجود دارد، وسوسه‌انگیز است که تمام جزئیات را در یک نمودار جمع کنید.
این چالش در یک مثال اخیر بود کارگاه مشتری جهت سفارش. تیم باید نشان دهد که انتظار می‌رود کارکنان معادل تمام وقت (FTE) کمتر از برنامه باشد، که کاهش نقش‌های پشتیبانی عملیات بخش مهمی از تصویر است، و اینکه مدیریت باید در مورد رویکردی برای رفع شکاف برنامه‌ریزی بحث کند.
اطلاعات مهم آنجا بود، اما داستان در پیچیدگی ارتباطات مدفون شد.
اسلاید اصلی خوانندگان را مجبور می کند چندین چیز را همزمان دنبال کنند. بالای نوارها، خطوط و جدول داده های انباشته شده، کل FTE را به روش های مختلف نشان می دهد. بخش‌های موجود در نوارها تفکیک را بر اساس نقش نشان می‌دهند. در واقع، میانگین‌های سالیانه و پیش‌بینی‌های برنامه‌ریزی شده، لایه دیگری از تفسیر را اضافه می‌کنند.
هر مورد به یک سوال معقول پاسخ می دهد، اما شلوغ بودن در کنار هم، پاسخگویی خوب به هر سوال را دشوار می کند. برداشتن یک گام به عقب و در نظر گرفتن اینکه چه رهبری برای گفتگوی آتی مورد نیاز خواهد بود، به راهنمایی نحوه ارائه اطلاعات کمک می کند. رهبران به دو سوال نیاز دارند: چقدر باید انتظار کسری را داشته باشیم؟ و داده های اخیر کارکنان در مورد جایی که این جابجایی رخ داده است به ما چه می گوید؟
به جای اینکه همه چیز را در یک نمودار جمع کنیم، آن را به دو قسمت تقسیم می کنیم: یک تجسم در هر سوال.
از نمودار خطی برای روند کلی استفاده کنید
بیایید ابتدا با کسری مورد انتظار مقابله کنیم. نمودار خطی مستقل به شما این امکان را می‌دهد که ببینید کارکنان چگونه برنامه‌های تعیین‌شده در ابتدای سال را دنبال می‌کنند و چگونه پیش‌بینی با آن برنامه در آینده مقایسه می‌شود. این نما همچنین فضایی برای اضافه کردن حاشیه نویسی به نکات مهم می دهد. خوانندگان می توانند بدون رمزگشایی ترکیب نقش یا اسکن جدول اصلی بر روی شکاف مورد انتظار برای برنامه ریزی تمرکز کنند.
یک نمای دوم برای تفکیک سطح نقش اضافه کنید
نمای کلی تفاوت مورد انتظار را با هدف تعیین شده در ابتدای سال نشان می دهد. سپس می‌توانیم به تغییرات سطح نقش در داده‌های واقعی نگاه کنیم تا ببینیم بیشترین تغییرات در کجا رخ داده است.
در اینجا، تغییرات ماه به ماه اهمیت کمتری دارند. فقط ابتدای سال و آخرین ماه واقعی را با علامت نشان دهید نمودار شیب دار ایده ای سریع از اینکه کدام نقش ها بیشتر تغییر کرده اند را ارائه می دهد. استفاده کم از رنگ و کلمات توجه را به کاهش نقش های پشتیبانی عملیاتی جلب می کند و به مخاطب کمک می کند تا به سرعت بزرگترین تفاوت را ببیند.
این دو تجسم به صورت یک جفت کار می کنند. نمودار خطی پاسخ می دهد: “به طور کلی چه اتفاقی می افتد؟” شیب‌نگار پاسخ می‌دهد: «کدام نقش‌ها تاکنون بیشتر تغییر کرده‌اند؟»
برنامه ریزی کنید که داستان چگونه به اشتراک گذاشته شود
برای چکیده ای که بدون ارائه کننده قابل خواندن یا ارسال است، می توان این دو نما را در یک صفحه با هم قرار داد. عنوان اسلاید تحویل خانه کمبود مورد انتظار را بیان می کند، در حالی که متن پشتیبانی به کاهش نقش های پشتیبانی عملیات اشاره دارد و سیگنال هایی را نشان می دهد که مدیریت باید در مورد مراحل بعدی بحث کند. نمودارها شواهدی را بدون رقابت برای همان فضا ارائه می دهند.
برای ارائه زنده، می توانیم از همان داده ها به روشی متفاوت استفاده کنیم. به جای اینکه از مخاطب بخواهیم که در حین صحبت با آنها خلاصه را یکباره بگیرد، می‌توانیم ابتدا پیش‌بینی کلی را مرور کنیم، سپس تغییرات واقعی سطح نقش را تکه تکه کنیم و در نهایت بحث را به آنچه که باید در آینده رخ دهد تبدیل کنیم. این سکانس به مخاطب اجازه می دهد تا قبل از رفتن به نقطه بعدی، یک نکته را جذب کند.
داده ها و پیام یکسان باقی می مانند. چیزی که تغییر می کند این است که چقدر مخاطب به یکباره جذب می شود.
به هر سوال دیدگاه خاص خود را بدهید
هنگامی که تصویر کامل به جزئیات بیشتری نیاز دارد، وسوسه انگیز است که همه چیز را در یک نمای قرار دهید. می تواند احساس موثری داشته باشد. اما اطلاعات بیشتر به طور خودکار درک بیشتری ایجاد نمی کند.
در این تغییر، جداسازی روند کلی FTE از تغییرات در سطح نقش، دیدن هر دو بینش را آسان‌تر کرد. این دو نمودار با هم داستان روشن و متمرکزی را بیان می کنند که رهبری می تواند بر اساس آن عمل کند.
