چگونه الگوهای فاکتور در جریان کار اسناد دیجیتال کارآمدتر قرار می گیرند

فاکتورها ممکن است مانند اسناد صورتحساب ساده به نظر برسند، اما اغلب در پایان یک فرآیند تجاری بسیار بزرگتر قرار دارند. سرویس انجام می شود، کار تأیید می شود، شرایط پرداخت توافق می شود و شخصی باید سند دقیقی را صادر کند که قابل بررسی، پذیرش و ذخیره باشد. استفاده از الگوهای فاکتور ثابت می تواند این فرآیند را با ارائه ساختاری تکرارپذیر به کسب و کارها به جای ساختن هر فاکتور از ابتدا تسهیل کند.

این امر به ویژه زمانی مفید می شود که فاکتورها بخشی از گردش کار اسناد دیجیتال باشند. به جای تلقی صورتحساب، تأیید، امضای الکترونیکی و نگهداری سوابق به عنوان فعالیت های جداگانه، کسب و کارها می توانند آنها را به عنوان مراحل مرتبط مدیریت کنند. برای فریلنسرها و شرکت‌های کوچک، این می‌تواند مدیریت مکرر را کاهش دهد، در حالی که تیم‌های بزرگتر از اسناد منسجم‌تر و سوابق تأیید واضح‌تر بهره می‌برند.

چرا الگوهای فاکتور استاندارد مهم هستند

مزیت آشکار قالب فاکتور این است که هیچ کس مجبور نیست هر بار که یک فاکتور صادر می شود همان طرح را دوباره ایجاد کند. اما در عمل، ثبات به اندازه سرعت اهمیت دارد.

هنگامی که چندین کارمند به طور جداگانه فاکتورها را تهیه می کنند، تفاوت های کوچک به سرعت ظاهر می شود. یک نفر شرایط پرداخت را در بالا قرار می دهد، دیگری آنها را در پایین اضافه می کند، در حالی که شخص دیگری ممکن است شماره مرجع را کاملا فراموش کند. الگوی استاندارد به همه نقطه شروع یکسانی می دهد.

جزئیات کسب و کار، اطلاعات مشتری، شماره فاکتور، تاریخ، اقلام، کل، شرایط پرداخت و مراجع داخلی را می توان در مکان های قابل پیش بینی نمایش داد. این امر مشاهده فاکتورها را برای فرستنده و گیرنده آسان می کند. این به ویژه برای مشاوران، پیمانکاران، آژانس ها، شرکت های املاک، شرکت های خدمات حرفه ای و بخش های مالی که به طور منظم چنین اسنادی را صادر می کنند مفید است.

حرکت از یک فاکتور ثابت به یک گردش کار دیجیتال

ایجاد فاکتور تنها بخشی از فرآیند است. در بسیاری از شرکت ها، سند باید به صورت داخلی بررسی شود، مربوط به کار تکمیل شده، توسط یک مدیر تایید شود یا با سایر سوابق امضا شده نگهداری شود.

پیمانکاری را در نظر بگیرید که فعالیت های تعمیر و نگهداری را برای یک شرکت املاک تجاری انجام می دهد. پیمانکار یک فاکتور ارسال می کند، اما قبل از اینکه امور مالی بتواند آن را پردازش کند، مدیر دارایی باید تأیید کند که کار واقعاً تکمیل شده است. در کسب و کار دیگری، یک مدیر بخش ممکن است نیاز به تایید یک فاکتور قبل از پرداخت حساب های پرداختنی داشته باشد.

وقتی همه چیز از طریق ضمیمه های ایمیل ساده اتفاق می افتد، به راحتی می توان با چندین نسخه از یک فایل به پایان رسید.

گردش کار با اسناد دیجیتال به این مراحل ساختار واضح تری می دهد. فاکتور را می توان به صورت متوالی تولید کرد، در جایی که تاییدیه مورد نیاز است به شخص مناسب ارسال شد و پس از تکمیل به صورت الکترونیکی ذخیره شود.

هر فاکتوری نیاز به امضا ندارد. سوال مفید این است که آیا نیاز به تأیید، تأیید یا مستندات واقعی وجود دارد؟ یک امضای الکترونیکی باید این فرآیند را ساده کند، به جای ایجاد یک مرحله اضافی از خود.

جایی که امضای الکترونیکی ارزش عملی را اضافه می کند

زمانی که یک کسب و کار به جای ارسال اطلاعات به یک توافق نامه مستند نیاز دارد، امضای الکترونیکی بسیار مفید است.

برای مثال، یک شرکت خدمات حرفه ای ممکن است پس از اتمام مرحله قراردادی پروژه، فاکتور صادر کند. ممکن است پیمانکار به تأییدیه نیاز داشته باشد که مرحله ای از کار پذیرفته شده است. در املاک و مستغلات، صورت‌حساب‌های نگهداری یا خدمات ممکن است قبل از رسیدن به امور مالی از طریق یک مدیر دارایی انجام شود.

سازمان های مراقبت های بهداشتی همچنین ممکن است با اسنادی کار کنند که نیاز به کنترل و تایید دارند. با توجه به اطلاعات تایید شده ارائه شده برای signNow، پشتیبانی HIPAA زمانی در دسترس است که یک توافق نامه همکار تجاری مورد نیاز باشد.

همین اصل در محیط های حقوقی، مالی و انسانی نیز صادق است. ارزش فقط توانایی قرار دادن امضای الکترونیکی در یک صفحه نیست. سابقه تعریف شده ای از افرادی وجود دارد که انتظار می رود یک سند را در حین حرکت در کسب و کار بررسی، تایید یا امضا کنند.

یک فرآیند فاکتور دیجیتال خوب به نظر می رسد

گردش کار فاکتور قابل اعتماد با اطلاعات دقیق شروع می شود، نه نرم افزار.

قبل از ارسال فاکتور، شخصی که آن را تهیه می کند باید مشخصات مشتری، شماره فاکتور، تاریخ فاکتور، تاریخ سررسید، شرح کالا یا خدمات، هزینه های فردی، مبلغ کل و شرایط پرداخت را بررسی کند.

سپس کسب و کار باید تصمیم بگیرد که آیا کسی باید سند را قبل از رسیدن به مشتری تأیید کند یا خیر. برای یک فریلنسر، این فرآیند ممکن است به سادگی شامل ایجاد فاکتور، بررسی، ارسال و ذخیره نسخه نهایی باشد.

برای یک سازمان بزرگتر، ممکن است مراحل اضافی شامل مدیران پروژه، روسای بخش، تدارکات یا امور مالی وجود داشته باشد.

هدف باید یک فرآیند قابل درک باشد، نه اینکه چندین نسخه نامرتبط از طریق صندوق ورودی و پوشه های محلی حرکت کنند. یک سند باید به طور منطقی از تهیه و تصویب لازم، سپس به گیرنده آن و در نهایت به سوابق سازمان حرکت کند.

استفاده از الگوها برای کارهای تکراری مشتری

الگوها به ویژه زمانی مفید می شوند که یک شرکت به طور مکرر برای همان مشتریان فاکتور می دهد.

بیایید یک آژانس بازاریابی را انتخاب کنیم که با ده مشتری حفظ شده کار می کند. ساختار کلی هر فاکتور می تواند هر ماه تقریباً یکسان باقی بماند، در حالی که تاریخ ها، توضیحات پروژه، ساعت ها یا هزینه ها تغییر می کنند. بازسازی این طرح هر بار ارزش کمی اضافه می کند.

همین امر در مورد یک مشاور خوداشتغال، یک شرکت تعمیر و نگهداری که چندین ملک را ارائه می دهد، یا یک صورتحساب عمل حرفه ای برای خدمات مکرر صدق می کند.

بخش‌های پایدار فاکتور می‌توانند در زمانی که جزئیات مربوط به تراکنش به‌روزرسانی می‌شوند، باقی بمانند. این همچنین تغییرات تصادفی قالب‌بندی را کاهش می‌دهد و احتمال اینکه کسی یک فیلد استاندارد را از دست بدهد، کمتر می‌شود.

مشتریان نیز سود می برند. هنگامی که فاکتورها از ساختاری آشنا پیروی می کنند، گیرندگان می دانند که مجموع، شرایط پرداخت، شماره فاکتورها و اطلاعات مرجع را کجا بیابند بدون اینکه هر بار نیاز به تفسیر طرح جدید داشته باشند.

امنیت و انطباق در گردش کار اسناد الکترونیکی

فاکتورها اغلب حاوی اطلاعات بیشتری از آن چیزی هستند که مردم تصور می کنند. اینها ممکن است شامل نام، آدرس، جزئیات تراکنش، شرایط پرداخت، مراجع مشتری، شناسه‌های داخلی و اطلاعات حساس تجاری باشد.

به همین دلیل، انتقال فاکتورها و اسناد تایید مربوطه به صورت آنلاین باید شامل کنترل های امنیتی مناسب باشد.

بر اساس اطلاعات تایید شده ارائه شده برای این مقاله، signNow از TLS 1.2 و TLS 1.3 برای داده‌های در حال انتقال و رمزگذاری AES-256 برای داده‌ها در حالت استراحت استفاده می‌کند. این سرویس همچنین مسیرهای حسابرسی و احراز هویت دو مرحله ای را ارائه می دهد.

پوشش انطباق فهرست شده شامل ESIGN، UETA، HIPAA در صورت نیاز BAA، SOC 2 نوع II، GDPR، 21 CFR قسمت 11، PCI DSS، ISO 27001، CCPA و eIDAS است.

برای مشاغل ایالات متحده که از امضای الکترونیکی استفاده می کنند، قانون ESIGN و UETA به ویژه چارچوب های قانونی مرتبط هستند. سازمان‌ها هنوز نیاز به ارزیابی الزامات صنعت خود و تعهدات رسیدگی به اسناد دارند، نه اینکه فرض کنند که یک برچسب انطباق هر مورد استفاده ممکن را پوشش می‌دهد.

چگونه صنایع مختلف از گردش کار اسناد دیجیتال استفاده می کنند

املاک و مستغلات

مشاغل املاک به طور منظم اسناد را بین مالکان، مستاجران، پیمانکاران، مدیران املاک و تیم های مالی هماهنگ می کنند. فاکتور پیمانکار ممکن است قبل از پردازش نیاز به تأیید مدیر ملک داشته باشد. حفظ این تایید در یک گردش کار الکترونیکی ساختاریافته، شناسایی نسخه تایید شده نهایی را بعدا آسان تر می کند.

مراقبت های بهداشتی

سازمان های مراقبت های بهداشتی نگرانی های بیشتری در مورد محرمانه بودن و دسترسی کنترل شده به اسناد دارند. در صورت لزوم، signNow با الزامات BAA مطابق با HIPAA است. کسب‌وکارهای مراقبت‌های بهداشتی هنوز باید در نظر بگیرند که چه اطلاعاتی در هر سند ظاهر می‌شود و چگونه رویه‌های داخلی خودشان با الزامات قابل اجرا مطابقت دارند.

امور مالی

تیم های مالی تمایل دارند اهمیت خاصی به حل و فصل و قابلیت ردیابی قائل شوند. گردش کار سند واضح، درک اینکه چه کسی یک سند را تهیه کرده، چه کسی آن را بررسی کرده است و اینکه آیا یک مرحله تأیید قبل از پردازش تکمیل شده است، آسان می کند.

خدمات حقوقی

رویه‌های حقوقی ممکن است از فاکتورها در کنار اسناد تعهد، تأییدیه‌ها یا سایر سوابق مشتری استفاده کنند. نگهداری اسناد الکترونیکی می‌تواند چاپ و اسکن غیرضروری را کاهش دهد و در عین حال سابقه سازمان‌یافته‌تری از تراکنش را فراهم کند.

منابع انسانی

تیم‌های منابع انسانی ممکن است برای مشتریان صورت‌حساب ندهند، اما فرآیندهای اسناد مشابه را هر روز مدیریت می‌کنند. فرم‌های ورود، تأییدیه‌ها، تأییدیه‌های داخلی و اسناد کاری از همین رویکرد بهره می‌برند: الگوهای ثابت، مسئولیت‌های مشخص، پردازش امن و نسخه نهایی قابل شناسایی.

کارهای اداری را بدون از دست دادن کنترل کاهش دهید

گردش‌های کاری دیجیتال زمانی بیشترین کاربرد را دارند که کارهای تکراری را بدون حذف چک‌های معقول حذف کنند.

اگر کارمندان وقت خود را صرف تصحیح اطلاعات از دست رفته یا تلاش برای کشف اینکه کدام فایل ضمیمه نسخه تایید شده است، صرف سرعت بخشیدن به ایجاد فاکتور نمی کند، فایده چندانی ندارد.

با توجه به ارقام تایید شده ارائه شده به signNow، کاربران می توانند هر هفته تا شش ساعت در هر کارمند صرفه جویی کنند. نرخ تکمیل سند گزارش شده 80٪ است در حالی که signNow میانگین بازگشت سرمایه در سال اول را 700٪ گزارش می کند.

این اعداد باید در زمینه دیده شوند و به عنوان نتایج تضمین شده برای هر کسب و کاری تلقی نشوند. سود واقعی به حجم اسناد، فرآیند موجود، اندازه تیم و نحوه استفاده گسترده از گردش کار الکترونیکی بستگی دارد.

درس وسیع‌تر این است که الگوها، مسئولیت‌های تأیید، مراحل eSign و ذخیره‌سازی اسناد زمانی بهترین کار را دارند که با هم طراحی شوند نه اینکه به‌عنوان ابزار جداگانه پیاده‌سازی شوند.

چرا مسیرهای حسابرسی اهمیت دارد

یکی از مزایای عملی گردش کار دیجیتالی ساختاریافته، داشتن تاریخچه واضح تر از آنچه برای یک سند اتفاق افتاده است.

این زمانی به کار می آید که کسی ماه ها بعد این سوال واضح را می پرسد: “این مورد تایید شد؟”

در یک فرآیند ایمیل غیررسمی، پاسخ به این سوال ممکن است شامل جستجوی چند صندوق ورودی و مقایسه چندین پیوست باشد.

signNow شامل مسیرهای حسابرسی در میان ویژگی های امنیتی تأیید شده خود می شود. دنباله حسابرسی از نگهداری سوابق با ارائه تاریخچه مربوط به فرآیند اسناد الکترونیکی پشتیبانی می کند.

این جایگزینی برای کنترل‌های داخلی خوب نیست، اما می‌تواند ردیابی فعالیت سند را آسان‌تر کند. اگر فاکتور یک پیمانکار با تاییدیه یا تاییدیه امضا شده همراه باشد، نگهداری این اطلاعات به عنوان بخشی از معامله می تواند زمینه بسیار بیشتری نسبت به نگهداری یک فایل فاکتور مجزا فراهم کند.

گردش کار تایید چند نفره را مدیریت کنید

برخی از فاکتورها ساده هستند، در حالی که برخی دیگر باید قبل از آماده شدن برای پردازش، از چندین نفر عبور کنند.

یک ارائه‌دهنده خدمات می‌تواند ابتدا سندی را برای مدیر پروژه ارسال کند و سپس یک مخاطب تأیید یا تأمین مالی را ارسال کند. یک سند انسانی ممکن است قبل از رسیدن به یک کارمند به تأیید مدیر نیاز داشته باشد. گردش کار دقیق متفاوت است، اما مشکل اساسی یکسان است: همه باید بدانند که نوبت آنها چه زمانی است که اقدام کنند.

سفارش گیرنده تعریف شده به کاهش ارسال دستی کمک می کند و مسئولیت ها را واضح تر می کند. این به ویژه زمانی مفید است که همان ترتیب تأیید به طور منظم تکرار شود.

ملاحظات هزینه برای تیم های در حال رشد

هزینه‌های نرم‌افزار اسناد با افزایش تعداد افرادی که از سیستم استفاده می‌کنند، قابل توجه‌تر می‌شود. به همین دلیل است که قیمت گذاری باید همراه با گردش کار واقعی در نظر گرفته شود، نه فقط با شماره اشتراک عنوان.

بر اساس اطلاعات قیمت ارائه شده برای این مقاله، طرح تجاری signNow از 8 دلار به ازای هر کاربر در ماه شروع می‌شود که صورت‌حساب سالیانه ارائه می‌شود.

اطلاعات ارائه شده همچنین بیان می‌کند که برنامه‌های پولی به کاربران نامحدود اجازه می‌دهند و signNow محدودیتی برای پاکت نامه اعمال نمی‌کند، در مقایسه با محدودیت DocuSign که 100 پاکت برای هر کاربر در سال است.

سوال مهمتر این است که چند نفر واقعاً نیاز به دسترسی دارند و هر چند وقت یک بار اسناد را ارسال می کنند. اگر خدمات با فرآیند شرکت مطابقت نداشته باشد، قیمت پایین‌تر سود کمی دارد. به طور مشابه، پرداخت هزینه برای پیچیدگی غیرضروری می تواند یک گردش کار ساده را به جای آسانتر کردن، دشوارتر کند.

ایجاد یک جریان کاری که مردم واقعاً از آن استفاده خواهند کرد

مؤثرترین فرآیند مستند معمولاً فرآیندی است که کارمندان بدون نیاز به خواندن کتابچه راهنمای طولانی آن را درک کنند.

الگوها باید واضح باشند، فیلدها باید به ترتیب منطقی ظاهر شوند و مسئولیت ها باید واضح باشند. کارمندان باید بدانند چه کسی سند را تهیه می کند، چه کسی آن را تأیید می کند، چه کسی آن را دریافت می کند و نسخه نهایی به کجا تعلق دارد.

گردش کار فاکتور مکانی مفید برای شروع است زیرا فرآیند آشنا است. سند را آماده کنید، ارقام را بررسی کنید، تأییدیه لازم را بگیرید، آن را برای گیرنده مناسب ارسال کنید و نسخه نهایی را ذخیره کنید.

هنگامی که این فرآیند به طور مداوم کار می کند، همین رویکرد را می توان در مورد توافق نامه ها، اسناد ورود به هواپیما، فرم های مجوز و سایر سوابق که نیاز به تکمیل الکترونیکی دارند اعمال کرد.

فناوری تنها بخشی از پیشرفت است. بخش اعظم ارزش از حذف عدم قطعیت در مورد اینکه کدام الگو باید استفاده شود، کدام نسخه باید در مرحله بعد عمل کند و کدام نسخه باید به عنوان نهایی در نظر گرفته شود، ناشی می شود.

افکار نهایی

الگوهای فاکتور یک مشکل تجاری بسیار رایج را حل می کند: یک نوع سند باید به طور مکرر ایجاد شود بدون اینکه هر بار خطاهای جدیدی ایجاد شود.

ارزش آنها زمانی افزایش می یابد که در یک جریان کاری معقول با اسناد دیجیتال قرار گیرند.

برای تراکنش های ساده، این ممکن است به معنای ایجاد یک فاکتور دقیق از یک ساختار استاندارد و نگه داشتن نسخه نهایی در جای مناسب باشد. برای تراکنش‌های درگیر بیشتر، این فرآیند ممکن است شامل تأیید داخلی، امضای الکترونیکی یا تأییدیه مستند نیز باشد.

هدف نباید دیجیتالی کردن تمام مراحل ممکن صرفاً به دلیل وجود فناوری باشد. کسب‌وکارها باید روی نقاطی تمرکز کنند که در آن کارکنان به طور مکرر اطلاعات یکسانی را وارد می‌کنند، فایل‌های تکراری ایجاد می‌کنند، تأییدیه‌ها را تعقیب می‌کنند یا برای یافتن نسخه نهایی تلاش می‌کنند.

اینجاست که الگوهای اسناد الکترونیکی استاندارد و گردش کارها بیشترین سود را دارند.

سوالات متداول

قالب فاکتور چیست؟

الگوی فاکتور یک ساختار سند قابل استفاده مجدد است که شامل بخش های استاندارد مورد نیاز برای صورتحساب است. به جای طراحی هر فاکتور از ابتدا، کسب و کارها طرح را ثابت نگه می دارند و جزئیاتی مانند مشتری، شماره فاکتور، تاریخ، کالا یا خدمات، هزینه ها و شرایط پرداخت را تغییر می دهند.

آیا برای فاکتور نیاز به امضای الکترونیکی است؟

اجباری نیست. بسیاری از فاکتورها صرفاً درخواست پرداخت هستند و نیازی به امضا ندارند. هنگامی که یک فاکتور به تأیید، تأیید، تکمیل کار یا هر فرآیند دیگری که در آن یک کسب و کار نیاز به یک سابقه مستند واضح تر از یک توافق دارد، مرتبط باشد، امضای الکترونیکی می تواند مفید باشد.

آیا امضای الکترونیکی به طور قانونی در ایالات متحده به رسمیت شناخته می شود؟

امضاهای الکترونیکی به طور کلی تحت قانون فدرال ESIGN به رسمیت شناخته می شوند، در حالی که UETA یک چارچوب مهم در سطح ایالتی برای تراکنش های الکترونیکی فراهم می کند. الزامات دقیق ممکن است بسته به نوع سند، طرف های درگیر، صنعت و سایر تعهدات قانونی قابل اجرا متفاوت باشد.

یک الگوی فاکتور باید شامل چه اطلاعاتی باشد؟

یک فاکتور عملی معمولاً شامل جزئیات فروشنده و مشتری، شماره فاکتور، فاکتور و تاریخ سررسید، شرح کالا یا خدمات ارائه شده، هزینه های مربوطه، کل مبلغ سررسید و شرایط پرداخت است. برخی از مشاغل ممکن است بر اساس صنعت یا رویه های داخلی خود به اطلاعات بیشتری نیاز داشته باشند.

چرا به جای ایجاد هر فاکتور به صورت جداگانه از یک الگوی فاکتور استفاده کنید؟

یک الگو ساختار سند را ثابت نگه می دارد و قالب بندی های تکراری را کاهش می دهد. همچنین می‌تواند احتمال فراموشی پرسنل زمینه‌های پرکاربرد را کاهش دهد. این الگوها به ویژه برای فریلنسرها، پیمانکاران، آژانس ها، شرکت های خدمات حرفه ای و تیم های مالی که به طور مرتب این نوع فاکتورها را صادر می کنند مفید است.

ردیابی حسابرسی چگونه به اسناد الکترونیکی کمک می کند؟

یک دنباله حسابرسی سابقه مربوط به فعالیت در یک سند الکترونیکی را ارائه می دهد. این می‌تواند درک آنچه را که در طول فرآیند تأیید یا امضا رخ داده است، به جای تکیه بر سابقه ایمیل آسان‌تر کند. signNow شامل مسیرهای حسابرسی در میان ویژگی های امنیتی تأیید شده خود می شود.